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Neue Informationspflichten für Onlinehändler

Gastblog: Neue DSGVO – Was Shopbetreiber jetzt tun müssen!

Neues EU-Datenschutzrecht ab Mai 2018 – Das sind die To Dos für Onlinehändler

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) tritt zum 25.05.2018 in allen Mitgliedsländern der Europäischen Union in Kraft. Soweit danach noch nationale Regelungen möglich, hat Deutschland bereits ein neues Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verabschiedet, das ebenfalls zum 25.05.2018 in Kraft tritt. Es gibt weitreichende Änderungen, um die sich Onlinehändler, die sich bislang noch gar nicht mit dem Thema beschäftigt haben, jetzt dringend kümmern müssen. Denn: Während Datenschutz bislang eher unter dem Motto „nice to have“ gehandhabt wurde, drohen jetzt mit der DSGVO extrem hohe Bußgelder für denjenigen, der sich nicht an die Vorschriften hält. Je nach Verstoß können hier zukünftig bis zu 10 Mio. EUR bzw. 20 Mio. EUR oder bis zu 4 % des gesamten, weltweit erzielten Jahresumsatzes verhängt werden.

 

1. To do: Führen eines Verfahrensverzeichnisses

Bis 25.05.2018 muss ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ vorhanden sein, dass auf Anfrage, etwa im Rahmen eines Audits der Datenschutzbehörde, vorgelegt werden kann. Es gibt zwar eine Einschränkung der Dokumentationspflichten für kleine Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, u. a. wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten nur gelegentlich erfolgt. Davon kann jedoch auch selbst bei kleinen Shopbetreibern nicht die Rede sein, denn sie verarbeiten täglich die Bestelldaten ihrer Kunden. Auch sie müssen daher künftig alle Systeme und Verfahren auflisten, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Beispiele: E-Mail-Software, CRM, Newsletter-Systeme, Analyse-Systeme (IP-Adresse!), Personal-Management-Systeme. Es muss u. a. aufgeführt werden, was der Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung ist, welche Kategorien von betroffenen Personen und personenbezogenen Daten es gibt, welche Fristen für die Löschung der Daten vorgesehen sind, ob Daten in Drittstaaten übermittelt werden und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen die Datensicherheit gewährleisten.

 

2. To do: Anpassen der Auftragsdatenverarbeitungsverträge

Beispiele für Auftragsverarbeitungen sind etwa die Nutzung von Cloud-Anwendungen wie Lohnbuchhaltung, CRM, Mailing-Systeme, eines externen Call-Centers für den Kundenservice, Durchführung von Gewinnspielen über eine externe Agentur oder das Managed Hosting von Webseiten/Onlineshops oder oder auch von Google Analytics. Immer dann, wenn die eigenen Kundendaten an Dritte zur Verarbeitung weitergegeben werden, ist auch nach jetzigem Recht bereits ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag nach § 11 BDSG abzuschließen. Die bisherige „Auftragsdatenverarbeitung“ wird jetzt zur „Auftragsverarbeitung“ und bringt neue Pflichten auch für den Auftragsverarbeiter mit sich. Während früher einfach nur Weisungsverhältnis zwischen dem Auftragsgeber und dem Auftragsnehmer bestand und der Auftragsgeber der verantwortliche „Herr der Daten” war, ist mit der DSGVO jetzt nur noch ein Auftragsverhältnis über die Datenverarbeitung erforderlich. Der Auftragsnehmer ist zwar immer noch weisungsgebunden, hat jetzt jedoch eigene Pflichten – auch gegenüber der Datenschutzbehörde – und haftet selbst neben dem Auftragsgeber.

Sämtliche bisherigen Auftragsdatenverarbeitungsverträge sind auf die neuen Pflichten und technischen und organisatorischen Maßnahmen hin zu aktualisieren. Die DSGVO sieht dazu auch Standardvertragsklauseln vor, die jedoch noch nicht vorliegen. Shopbetreiber können aber bereits jetzt schon einmal listen, welche Verträge es bei ihnen gibt und auch schon die vorhandenen Zertifizierungen überprüfen.

 

Die neue DSGVO 2018

 

3. To do: Überprüfung aller Erlaubnistatbestände und Einwilligungsprozesse

Wie bisher darf eine Datenverarbeitung nur erfolgen, wenn ein sog. Erlaubnistatbestand greift. Das können sein:
• die Einwilligung des Betroffenen,
• das berechtigtes Interesse des Unternehmers
• die Erfüllung vertraglicher Pflichten,
• die Beantwortung vorvertraglicher Anfragen,
• die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Wie bisher dürfen Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten wie die Abwicklung einer Bestellung ohne besondere Einwilligung des Kunden verarbeitet werden. Gleiches gilt für die Beantwortung vorvertraglicher Anfragen, wenn etwa ein Interessent sich über das Kontaktformular der Webseite meldet. Die Erfüllung gesetzlicher Pflichten betrifft etwa die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Zu Marketingzwecken dürfen Daten bei Vorliegen einer Einwilligung oder einem berechtigten Interesse verarbeitet und genutzt werden. Das berechtigte Interesse wird aber einen weiteren Anwendungsbereich haben als das bisher nach deutschem Recht der Fall ist. So erkennt die DSGVO beispielsweise die Werbeinteressen der Onlinebranche als ein berechtigtes Interesse an. In einem Erwägungsgrund wird ausdrücklich klargestellt, dass die Durchführung von Direktmarketing als berechtigtes Interesse betrachtet werden kann. Neben dem Einwilligungserfordernis wird also das „berechtigte Interesse“ an der Datenverarbeitung praktisch eine größere Rolle im Marketing spielen. Aber: Das Wettbewerbsrecht gilt weiterhin. E-Mail-Marketing wird daher zukünftig trotzdem immer nur mit vorherigem, ausdrücklichem Einverständnis des betroffenen zulässig sein und kann nicht einfach auf das berechtigte Interesse gestützt werden.

 

4. To Do: Anpassung der Einwilligungen

Einwilligungen können zukünftig formlos mündlich, elektronisch oder schriftlich eingeholt werden. Allerdings müssen Unternehmen das Vorliegen einer Einwilligung künftig nachweisen können. Sie müssen also schriftlich oder digital protokolliert werden. Digitale Einwilligungen sollten mit einer nicht vorab angeklickten Checkbox mit Double-Opt-In eingeholt werden. Außerdem muss der Betroffene bei der Einwilligung auf sein Widerrufsrecht hingewiesen werden.

 

5. To do: Stellen Sie sich auf die Betroffenenrechte ein

Nutzer und Kunden sind über eine Datenschutzinformation im Shop über ihre Betroffenenrechte zu informieren. Sie haben im Rahmen der DSGVO ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- oder ggf. Widerrufsrecht sowie das Recht auf Übertragbarkeit der Daten und das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Diese Rechte sind nicht alle neu. Neu sind allerdings die Konsequenzen, wenn der Shopbetreiber nicht innerhalb einer Frist von einem Monat auf entsprechende Anfragen von Betroffenen reagiert, denn dann können Bußgelder verhängt werden. Es ist daher erforderlich, alle Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren, denn es muss jedem klar sein, dass jede Anfrage die einmonatige Frist in Gang setzt. Es sollten in größeren Unternehmen daher Organisationsanweisungen formuliert werden. Eine weitere Möglichkeit ist auch, ein Onlineformular für die Anfragen auf die Webseite zu stellen, zum Beispiel direkt in die Datenschutzinformation, um eingehende Anfrage möglichst zu kanalisieren. Betroffene sind allerdings nicht verpflichtet, das Formular zu nutzen. Auch auf E-Mail-Anfragen oder Anfragen per Telefon oder Fax muss daher fristgerecht reagiert werden.

 

6. To Do: Anpassung der Rechtstexte

Es bestehen teilweise neue Informationspflichten für Shopbetreiber als „Verantwortliche“, die eine Anpassung der Werbe-Einwilligungstexte, der Datenschutzinformation, der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der sonstigen Informationstexte im Shop erforderlichen machen können. Der Kunde ist zu informieren über die Zwecke und die jeweilige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, ob ein Datentransfer in Drittstaaten erfolgt einschließlich der Angabe der jeweiligen Rechtsgrundlage, die Dauer der Datenspeicherung, das Bestehen des Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- oder ggf. Widerrufsrecht sowie das Recht auf Übertragbarkeit der Daten und das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

 

Autor

Sabine Heukrodt-Bauer

Sabine Heukrodt-Bauer ist Sprecherin auf diversen Events und Kongressen der IT-Branche und Dozentin für IT-Recht an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz. Sie veröffentlicht regelmäßig Artikel zu aktuellen Themen im IT-Recht und E-Commerce und betreut seit über 10 Jahren für die INTERNET WORLD Business die Kolumne „E-Shop-Tipp“. Sie sitzt im Ausschuss „IT-Recht“ der Bundesrechtsanwaltskammer.

 

Die neue Datenschutzverordnung kommt

Gastblog: DSGVO – Die neue Datenschutzgrundverordnung

Die neue Datenschutzverordnung kommtÄhnlich der Verbraucherrechterichtlinie für das Widerrufsrecht steht 2018 eine große Herausforderung für den Datenschutz in Form der Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) für Händler an. Nach langer Prozedur beschloss das EU-Parlament am 14. April 2016 eine Harmonisierung des Datenschutzes innerhalb der Europäischen Union. Damit ist ein Ende der verschiedenen Datenschutzgesetze in den EU-Staaten in Sicht. Dies bringt Vorteile und gleichzeitig auch Pflichten für Händler. Die DSGVO muss ab dem 25.05.2018 angewendet werden.

Nach einer Händlerbund-Studie hat ein Drittel der Händler noch nie von der DSGVO gehört hat. Die verbleibenden sechs Monate sind deshalb gut genutzt, wenn man sich mit den nachfolgenden Änderungen vertraut macht:

 

Änderung der Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung ist schon jetzt ein zentraler Punkt auf Webseiten. Grund: Der Schutz von personenbezogenen Daten stellt ein hohes Gut dar. In Zukunft werden die Anforderungen an die Informationserteilung jedoch steigen. In Artikel 12 der EU-DSGVO heißt es, dass Informationen dann „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln“ sind. Das bedeutet, dass die Datenschutzerklärung zwangsläufig länger und umfassender als bisher wird. Ebenfalls wird es wesentliche Änderungen bezüglich der Tracking-, Analyse und Remarketing-Tools geben, die ebenfalls Erwähnung in der Datenschutzerklärung finden.

 

Newsletterversand

Für die Zusendung von Werbe-E-Mails ist schon jetzt eine Einwilligung des Empfängers notwendig. Nach dem Eintragen der E-Mail-Adresse erhält der potenzielle Abonnent dann bei dem empfohlenen “Double-Opt-In” Verfahren eine werbefreie Bestätigungsmail inkl. Aktivierungslink. Erst nach Aktivierung des Links gilt die Einwilligung als erteilt. Mit der neuen DSGVO wird Bewährtes beibehalten und damit die Freiwilligkeit zur Einwilligung in den Vordergrund gerückt.

 

Recht der Datenportablität

Mit der neuen DSGVO sollen sich Daten von Nutzern einfach, sicher und schnell übertragen lassen. Dies wird als Recht für Nutzer eingeführt. Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung soll es daher Nutzern ermöglicht werden, einfacher auf persönliche Daten zuzugreifen und diese bei Bedarf auf andere Dienstleister übertragen zu können – besonders im Bezug auf soziale Netzwerke wie Facebook. Es können zukünftig allerdings auch andere Dienstleistungsunternehmen betroffen sein.

 

Bußgelder und Sanktionen

Die Datenschutzgrundverordnung sieht auch neue Sanktionen bei Verstößen vor. Dazu enthält sie auch eigene Bußgeld- und Sanktionsmöglichkeiten. Und diese haben es bei Nichtbefolgung in sich. Das Bußgeld darf nun bis zu 4 % des Jahresumsatzes bzw. 20 Millionen Euro betragen. Die DSGVO verfügt nun über mehr Abschreckungswirkung bei Missachtung des Datenschutzes als es bisher der Fall war.

 

Cookies, Social Media Plugins

Diese zwei so wichtigen Themen tauchen in der Liste der Änderungen nicht auf und dies aus einem simplen Grund. Sie werden in der DSGVO nicht ausdrücklich erwähnt. Für sie gelten daher die allgemeinen Grundsätze: Personenbezogene Daten von Internet-Surfern dürfen nur verarbeitet werden, wenn der Betroffene darin einwilligt oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht.

 

Für Händler sind zur Vorbereitung folgende Punkte wichtig:

● Prüfen Sie, welche Einwilligungen Sie in Ihrem Shop einholen und ob diese den neuen Anforderungen genügen.
● Behalten Sie im Auge, wie die neuen Vorgaben für die Datenschutzerklärung umzusetzen sind.
● Verfolgen Sie die aktuellen Entwicklungen bezüglich der korrekten Verwendung von Tracking- und Remarketing-Tools.

 

Der Händlerbund hilft!

Händlerbund-Mitglieder erhalten alle Informationen zur rechtskonformen Umsetzung der europaweit geltenden Datenschutzgrundverordnung. Die verbleibende Übergangszeit bis zum Stichtag 25. Mai 2018 sollte nicht davon abhalten, sich bereits jetzt mit den Änderungen auseinanderzusetzen.

 

Die neue Datenschutzverordnung kommt

 

Autor

Ivan Bremers HändlerbundIvan Bremers ist Volljurist und seit 2017 für den Händlerbund als juristischer Redakteur tätig. Im Bereich E-Commerce berichtet er regelmäßig zu Rechtsthemen, welche die Branche bewegen. Daneben ist er als Referent auf Veranstaltungen rund um das Thema E-Commerce unterwegs.